10 основных правил этикета виртуальных встреч

Когда речь идет об этикете виртуальных совещаний, важно знать, чего ожидать. Виртуальные совещания - не совсем новинка, но рост числа удаленных сотрудников потребовал от многих профессионалов освоить новые способы проведения и участия в совещаниях. 

Почему же важно изучить виртуальный этикет и какие правила следует соблюдать? В этой статье мы обсудим все, что вам нужно знать о виртуальных встречах. 

Важность этикета виртуальных встреч

Люди по своей природе социальны, и собрания могут быстро выйти из-под контроля, если в них нет структуры или правил. Например, основные правила проведения профессиональных встреч требуют от участников ответственного поведения, уважительного отношения друг к другу и сосредоточенности на текущем деле.

Однако легко подумать, что виртуальные встречи позволяют себе некую анонимность, смягчение правил или отсутствие реальных последствий за плохое поведение. Но все это неправда.

Даже при проведении виртуальных встреч важно уважать окружающих и понимать, что время каждого человека ценно. Соблюдая правила этикета, вы сможете избежать неуместного поведения, которое приводит к потере времени и повышает продуктивность ваших команд. 

10 правил проведения виртуальных совещаний 

Когда вы участвуете в виртуальной встрече, от вас ожидают определенного внешнего вида и поведения. Многие правила следуют здравому смыслу - если вы не сделали бы этого на личной встрече, не делайте этого и на виртуальной встрече.

Однако виртуальное пространство для проведения совещаний предполагает непринужденное отношение, которое может заставить вас пренебречь даже основными социальными нормами, например, не перебивать кого-то или не надевать пижамные штаны с рубашкой, соответствующей офису. Существуют также рекомендации по использованию цифровых средств коммуникации. Вот несколько основных правил для упорядоченного проведения виртуальных встреч. 

1. Убедитесь, что все оборудование работает

Технические неполадки могут быстро сорвать ход виртуальной встречи, и вы не хотите быть их виновником. Лучший способ избежать этого - планировать заранее. Проведите пробный запуск камеры, микрофона и динамиков задолго до начала встречи, чтобы знать, что все работает, и иметь время для устранения любых проблем.

Нормы проведения виртуальных встреч могут также потребовать, чтобы вы отключили микрофон, выключили камеру или, например, участвовали в боковых чатах. Убедитесь, что вы хорошо знакомы с платформой, чтобы вы могли выполнять простые задачи, не нарушая ход совещания.

Если вы являетесь ведущим, вы также должны узнать, как работают все инструменты, чтобы поддерживать ход встречи, модерировать, если это необходимо, и помогать другим в решении любых технических вопросов, с которыми они могут столкнуться.

2. Создайте фон

Вполне естественно заботиться о своем внешнем виде во время виртуальных встреч, но этикет онлайн встреч не начинается и не заканчивается на ваш внешний вид. Вам также необходимо обеспечить профессиональный, чистый и аккуратный внешний вид вашего фона.

Когда вы оглядываете свой домашний офис или помещение, отведенное для проведения виртуальных встреч, вы, возможно, не видите ничего страшного. Но перед началом встречи обязательно посмотрите на свое изображение на экране, чтобы понять, что находится за вами.

Вы можете внезапно обнаружить захламленную книжную полку, личные фотографии, неуместные произведения искусства или даже плохое освещение. Эти элементы не создают положительного профессионального впечатления и могут стать "бельмом на глазу" при съемке. Чистый, незагроможденный фон с мягким освещением всегда лучше.

3. Приходите подготовленными

Явиться на личную встречу неподготовленным - недопустимо; тот же принцип применим и к этикету виртуальных встреч. Независимо от того, выступаете ли вы с докладом или участвуете в дискуссии, задерживать всех, пока кто-то вводит вас в курс дела по темам, о которых вы уже должны быть осведомлены, несправедливо. 

Перед встречей обязательно сделайте все необходимое. Это может означать выделение времени в календаре для ознакомления с любыми необходимыми материалами, предварительное беглое прочтение презентации или просто чтение по темам, которые вы будете обсуждать. Появление на любой встрече без подготовки - будь то виртуальная или личная встреча - выставляет вас в невыгодном свете перед коллегами и вышестоящим руководством. 

4. Одевайтесь соответствующим образом

Удаленная работа имеет множество преимуществ. Прежде всего, вам больше не придется стоять в пробках или добираться на работу на опоздавших поездах. Вы также можете работать, не выходя из дома, в спокойной обстановке, которая отражает ваши предпочтения и соответствует вашему распорядку дня. 

Однако не стоит слишком расслабляться, когда приходит время общаться с коллегами на камеру. В конце концов, нормы проведения виртуальных совещаний ничем не отличаются от очных встреч, когда речь идет об этикете и ожиданиях. Это начинается с вашего гардероба.

К виртуальной встрече всегда следует относиться так же, как и к реальной, и одеваться профессионально. Но не стоит одеваться соответствующим образом только с пояса. Все мы видели забавные видеоролики, в которых вроде бы хорошо одетый профессионал совершает ошибку камеры, обнажая нижнюю половину тела, одетую только в свитер или пижаму. Не становитесь жертвой этой простой ошибки. На время совещания наденьте подходящую для работы нижнюю одежду, а как только оно закончится, вы сможете снова влезть в любимые свитшоты! 

5. Прибыть вовремя

Вы бы не пришли на встречу в офисе после ее начала, и этикет удаленных встреч требует, чтобы вы также вовремя появлялись на виртуальных встречах. На самом деле, возможно, вам следует прийти на несколько минут раньше, так как может потребоваться время на ввод информации о встрече и на то, чтобы ведущий впустил всех. 

Раннее появление помогает убедиться, что встреча начнется вовремя и что вы не будете задерживать шоу или прерывать уже идущее мероприятие. Кроме того, первые несколько минут совещания обычно предназначены для общения. Коллеги могут рассказать о своих выходных или обсудить интересное мероприятие, на котором они недавно побывали. Эти несколько минут очень важны для налаживания связей с коллегами и клиентами, и вы не захотите их упустить! 

6. Устраните отвлекающие факторы

Этикет виртуальных встреч требует, чтобы вы уделяли внимание выступающему/презентующему и не нарушали ход совещания. К сожалению, в домашней обстановке есть все виды потенциальных отвлекающих факторов. Неважно, заболела ли ваша кошка или ваш ребенок дома, вероятность отвлечения внимания высока. Как же их избежать?

Начать стоит с отключения уведомлений на всех ваших цифровых устройствах, включая телефон, компьютер, планшет и т. д. В процессе работы закройте все вкладки электронной почты, приложений для обмена сообщениями и веб-сайтов, которые вы можете захотеть просмотреть, когда должны быть внимательны.

Если у вас есть основания беспокоиться о шуме окружающей среды, например, детей, домашних животных или транспорта, закройте все окна и двери перед началом встречи. Наконец, по возможности запланируйте прием пищи до или после встречи. Даже если у вас выключен звук, прием пищи на камеру может отвлекать внимание.

7. Отключите микрофон

Хотя хорошим эмпирическим правилом является отношение к виртуальным встречам как к личным встречам в плане одежды, поведения и т.д., существуют некоторые нормы для виртуальных встреч, характерные именно для этой среды. Например, по здравому смыслу следует отключать микрофон, если вы не говорите. Это гарантирует, что окружающий шум или любой шум, который вы можете издавать (например, кашель или печатание), не помешает ходу совещания.

Когда речь идет о фотоаппарате, лучше всего всегда держать его включенным, если только вас что-то не беспокоит. Это свидетельствует о профессионализме, а также о вашем желании присутствовать на встрече. Если вы часто посещаете совещания с выключенной камерой, это говорит о вас одно - вы не хотите там присутствовать. Держите камеру включенной в течение всего совещания, когда это возможно, но не выключайте звук, пока не придет время высказаться. 

8. Обратите внимание

Это одно из самых важных правил для виртуальных собраний. Цель собрания - донести информацию, стимулировать обсуждение и способствовать сотрудничеству между коллегами. Это правило может показаться очевидным, но, работая дома, легко отвлечься. 

Если вы заняты проверкой социальных сетей, просмотром веб-страниц, другой работой, болтовней не по теме с коллегами или просто отвлекаетесь от работы, вы пропустите важную информацию и не сможете принять участие в дискуссии. Что еще хуже, это может повлиять на вашу способность выполнять поставленные задачи. Не говоря уже о том, что ваши коллеги много работали над этой презентацией, и важно уделить ей должное внимание. 

9. Обменивайтесь сообщениями по теме

Нет ничего плохого в том, чтобы обсуждать побочные темы с участниками, особенно если у вас есть вопросы, требуются разъяснения или есть информация, которую можно добавить. Тем не менее, не стоит позволять побочным разговорам перерастать в полноценное общение. У вашего собрания есть цель, и слишком много побочных разговоров может привести к тому, что собрание затянется или вообще не будут затронуты необходимые темы. 

Делайте свои сообщения краткими и связанными с текущей встречей. Если какая-то тема начинает отвлекать от встречи и ваша цель не была достигнута, запланируйте последующую дискуссию, чтобы углубиться в нее позже. Хотя некоторые встречи всегда будут заканчиваться, независимо от того, насколько вы придерживаетесь темы, часто встречи можно хорошо завершить с помощью структурированных и дисциплинированных сообщений. 

10. Занимайтесь, когда говорите

Вы отвечаете за проведение собрания или вас выбрали для презентации в рамках повестки дня? Может быть, вы просто задаете вопросы или участвуете в групповом обсуждении. Независимо от уровня вашего участия, вы должны постараться установить контакт с аудиторией. 

Выступая, ведя дискуссию или комментируя, смотрите в камеру (а не на свое изображение на экране) и говорите четко. Не ерзайте, не смотрите в телефон или на свои записи и не отвлекайтесь. Вы хотите дать понять, что вы здесь, вы присутствуете и у вас есть идеи, к которым стоит прислушаться. 

5 дополнительных правил проведения виртуальных встреч для хозяев

Хотя вышеизложенный этикет проведения онлайн-встреч применим ко всем, кто присоединяется к удаленной встрече, есть определенные правила, которые относятся именно к ведущим. Когда вы проводите виртуальную встречу, вы должны подавать пример. Одеваясь соответствующим образом и ведя себя профессионально, вы помогаете сформировать ожидания для всех участников встречи.

Тем не менее, вы отвечаете за проведение собрания, а это значит, что вам следует предпринять несколько дополнительных шагов, чтобы обеспечить успешное проведение собрания и не потерять драгоценное рабочее время. Вот пять основных правил, которым должен следовать каждый организатор виртуальных встреч.

1. Обеспечить повестку дня

Для того чтобы уважать время каждого, составьте повестку дня, которая позволит вести собрание по плану. Начните с постановки целей, которые вы надеетесь достичь в ходе собрания. После этого вы сможете составить повестку дня, которая поможет вам достичь желаемых результатов и разумно использовать время.

Согласно этикету виртуальных собраний, повестку дня следует сообщать участникам заранее, чтобы они знали, чего ожидать, и имели время подготовиться, если это необходимо (например, ознакомиться с ключевыми материалами для участия в обсуждении). Повестка дня может начинаться со знакомства, охватывать перечисленные темы, включать время для вопросов/обсуждения и заканчиваться кратким подведением итогов и инструкциями или заданиями.

2. Установите основные правила

Ваша задача, как ведущего, - обеспечить плавное проведение встречи и уложиться в отведенное время. Заблаговременное установление основных правил поможет всем оставаться на своих местах. Вы должны решить, отключить ли звук для всех, кроме выступающего, или разрешить открытые микрофоны для обсуждения.

Будете ли вы отвечать на вопросы во время или после собрания? Разрешается ли людям уходить раньше времени? Могут ли они уйти, если встреча затянется? Основные правила виртуального собрания могут отличаться в зависимости от мероприятия, поэтому их лучше прописать заранее.

3. Будьте как можно короче

Не существует установленных норм проведения виртуальных совещаний, но чем дольше они продолжаются, тем меньше вероятность того, что вы сможете удержать участников. В конце концов, люди могут концентрироваться только до тех пор, пока их мысли не начнут блуждать.

Хотя продолжительность внимания зависит от конкретного человека, хорошее эмпирическое правило - стараться проводить встречи не более одного часа. Однако это не всегда возможно. Иногда, чтобы охватить большой объем информации или обсудить сложную тему, приходится проводить длительное совещание. Если ваши встречи требуют длительного обсуждения, обязательно запланируйте время для быстрых пятиминутных перерывов. Это позволит участникам размяться, перекусить или сходить в туалет. 

4. Ведите совещание по плану

Как уже говорилось, время каждого человека ценно, поэтому важно, чтобы совещание проходило в соответствии с планом. Следите за часами, чтобы не пропустить время, и старайтесь поддерживать устойчивый темп на протяжении всего собрания. Если вопросы или обсуждения затягивают процесс, отложите их на конец, чтобы охватить все пункты повестки дня. Отвлекающие факторы будут возникать почти всегда, но если вы спланируете их, то сможете свести к минимуму прерывания и закончить собрание вовремя.

5. Присутствовать

Как ведущий собрания, вы являетесь привратником и модератором, а это значит, что вы не можете уйти. Если возникла непредвиденная ситуация, завершите встречу и делегируйте задачу по ее возобновлению кому-то другому. Это плохой этикет для удаленных совещаний - бросать начатую сессию. 

Это правило относится не только к тому, чтобы быть физически присутствовать. Вы также должны присутствовать мысленно. Вы можете сделать это, внимательно слушая, учитывая чувства участников и обдумывая вопросы таким образом, чтобы помочь им. Все участники вашего собрания присутствуют физически, но вы можете помочь им быть более с умом представить на собственном примере. 

Как Sonix может улучшить этикет виртуальных совещаний

Одним из самых больших отвлекающих факторов во время совещания является ведение записей. Хотя желание сотрудников записать встречу для последующего использования достойно восхищения, это может сильно отвлечь их и привести к пропуску важной информации. Отличный способ решить эту проблему - записывать, расшифровывать и даже переводить диалог, чтобы сотрудники могли получить доступ к информации после его завершения.

Sonix's advanced программное обеспечение для автоматической транскрипции предлагает удобный, точный и доступный способ записи виртуальных совещаний и их расшифровки для сотрудников. Вы даже можете сделать расшифрованный контент доступным для поиска, а переводы позволяют обмениваться информацией с международными офисами.Если вы хотите улучшить этикет и эффективность виртуальных совещаний, испытайте Sonix на практике с помощью программы Sonix. бесплатная пробная версия или связаться с нами чтобы узнать больше сегодня.